نقاط أساسية
- تسجيل يومي للمعاملات، ومطابقة بنكية شهرية، وتقارير دورية.
- متابعة الذمم المدينة والدائنة بأرصدة موثقة لا بتقديرات.
- مصممة للشركات التي لا تملك محاسباً داخلياً، أو لديها إدخال بيانات فقط.
- تتوقف التقارير عن الاعتماد على ذاكرة شخص وتبدأ في الاعتماد على نظام.
- يُقدَّم نطاق عمل ومدة وعرض مالي مكتوب بعد زيارة تقييمية واحدة.
الهدف من إدارة الدفاتر ليس الدفاتر. الهدف أن ترى في أي صباح المخزون والربح والمديونيات دون أن تسأل أحداً.
نسجّل المعاملات اليومية، ونطابق الحسابات البنكية شهرياً مع الكشوف الرسمية، ونحفظ أرصدة العملاء والموردين موثقة، ونسلّم مجموعة تقارير دورية في تاريخ ثابت — نفس التقارير، بنفس الشكل، كل فترة، حتى يظهر أي تغيّر في العمل كتغيّر في الأرقام.
لمن هذه الباقة
هذه الباقة لشركة لا تستخدم محاسباً، أو تستخدم من يُدخِل البيانات لكنه لا يستطيع إقفال فترة أو مطابقة حساب بنكي أو إخراج تقرير يمكن الاعتماد عليه.
وهي أيضاً الحل الصحيح عندما يتولى المالك إدارة الدفاتر بنفسه. هذا الترتيب ينجح حتى تنمو الشركة، ثم يفشل في أسوأ توقيت: من يفهم الأرقام هو نفسه من لا يجد وقتاً لإعدادها.
ما ننفّذه
تسجيل يومي للمعاملات
تُسجَّل المبيعات والمشتريات والمقبوضات والمدفوعات وحركات المخزون والمصروفات مقابل مستنداتها، بدورة محددة، وبنفس التكويد في كل مرة. التكويد المتسق هو ما يجعل الفترة قابلة للمقارنة بما بعدها؛ والتكويد غير المتسق يُنتج تقارير صحيحة فنياً وعديمة الفائدة عملياً.
مطابقات بنكية شهرية
يُطابق كل حساب بنكي شهرياً مع الكشف الرسمي، لا مع الرصيد الظاهر في التطبيق. وتُدرَج البنود غير المطابقة ويُحدَّد عمرها ويُتابع تسويتها بدلاً من ترحيلها. هذه هي الرقابة الوحيدة التي تمنع الرصيد الدفتري والرصيد الحقيقي من الافتراق دون أن يلاحظ أحد.
تقارير مالية دورية
مجموعة تقارير ثابتة في تاريخ ثابت: نتائج الفترة، والمركز في نهايتها، وقيمة المخزون، وأعمار أرصدة العملاء والموردين، وحركة النقدية. كل تقرير مصمم للإجابة عن قرار تتخذه فعلاً، وليكون مقروءاً دون حاجة إلى محاسب يجلس بجانبك.
إدارة الذمم المدينة والدائنة
تُحفظ أرصدة العملاء والموردين موثقة ومصنفة بالأعمار، وتُطابق مع الطرف الآخر لا مع دفاترك وحدها. الرصيد غير الموثق يصعب تحصيله ولا يمكن المطالبة به رسمياً، لذلك يُعامَل التوثيق كجزء من العمل لا كأعمال ورقية بعده.
المخرجات
قيود يومية مسجّلة مقابل مستنداتها
- الصيغة
- مهيّأ داخل نظامك
- يعتمدها
- المدير المالي أو المالك
كشف مطابقة بنكية شهري
- الصيغة
- جدول بيانات و PDF
- يعتمدها
- مالك الشركة والمحاسب المسؤول
مجموعة تقارير دورية في تاريخ ثابت
- الصيغة
- مستند مكتوب (PDF)
- يعتمدها
- مالك الشركة أو من يفوّضه
كشوف أعمار أرصدة العملاء والموردين
- الصيغة
- جدول بيانات و PDF
- يعتمدها
- المدير المالي أو المالك
المدة ونموذج التعاقد
المدة: تُحدَّد لكل شركة على حدة. المدة تتبع حجم النشاط وحالة السجلات القائمة، فتُقاس في الزيارة التقييمية وتُثبَّت كتابةً في نطاق العمل — ولا نقدّرها قبل الاطلاع على الدفاتر.
إدارة الدفاتر تكليف مستمر بدورة شهرية ثابتة: إيقاع للتسجيل، وتاريخ للمطابقة، وتاريخ للتقارير، تُتفق كلها كتابةً قبل الفترة الأولى.
ويُنص في العرض على ما تقدّمه الشركة — المستندات والصلاحيات، وموظف الإدخال حيث يُتفق عليه — لأن تاريخ التقرير لا يكون موثوقاً إلا إذا وصلت المدخلات في وقتها.
ما هو غير مشمول
- التمثيل الضريبي أمام الجهات الرسمية.
- إقفال فترات كانت متأخرة قبل بدء التعاقد — وهذا نطاق باقة ترتيب السنوات السابقة.
- المراجعة القانونية أو إصدار رأي مراجعة.
- إدخال البيانات من جانب الشركة، إلا إذا نُص عليه في العرض.
نذكرها مقدماً حتى لا يحمل العرض المالي مفاجأة. وكل بند منها إما باقة منفصلة أو عمل جهة أخرى.
أسئلة متكررة
- هل تعملون داخل نظامنا المحاسبي أم نظامكم؟
- داخل نظامكم. تبقى السجلات والنظام والترخيص ملكاً للشركة، فلا يحتاج شيء إلى ترحيل إذا انتهى التعاقد.
- هل نحتاج مع ذلك إلى شخص داخل الشركة؟
- يجب أن يوجد من يُصدر المستندات ويحفظها — إذن استلام، إذن صرف، إشعار بنكي. أما إن كان هذا الشخص هو من يُدخل البيانات أيضاً فيُتفق عليه في العرض.
- ما التقارير التي نستلمها ومتى؟
- مجموعة ثابتة — النتائج، والمركز، وقيمة المخزون، وأعمار الذمم المدينة والدائنة، وحركة النقدية — في تاريخ يُتفق عليه كتابةً قبل الفترة الأولى.
- ماذا يحدث إذا وصلت المستندات متأخرة؟
- تُصدر تقارير الفترة في موعدها مع إدراج البنود المتأخرة على حدة، فلا يكون التقرير خاطئاً بصمت. وإذا تكرر التأخير يُرفع كملاحظة رقابية لا يُستوعب بهدوء.
- هل يمكن أن تعمل هذه الباقة بجانب محاسب داخلي؟
- نعم، وغالباً يجب: تحتفظ الشركة بإدخال البيانات داخلياً وتتولى كيان المطابقة والتقارير. وإذا كان الهدف الإشراف على فريق قائم فباقة الإشراف والمراجعة أنسب.
باقات ذات صلة
لا تُنشر أسعار. كيف نحدد أتعابنا